Assistant de direction (F/H)

Contexte

La Direction Séniors, Solidarité de la ville de Saint-Etienne est chargée de mettre en œuvre la politique en faveur des personnes âgées (politique à domicile et gestion d'établissements) et l’action sociale à destination des plus précaires. La Direction recherche un(e) assistant(e) de direction afin d'assister l’équipe de direction en apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous interviendrez prioritairement dans le champ de la solidarité et dans la gestion des assemblées.

Missions

Vos missions seront les suivantes : 

Au niveau du secrétariat général

-Réaliser des travaux bureautiques (notes, courriers, documents) et saisir sur des logiciels de gestion,
-Gérer l'information, le classement et l'archivage des documents,
-Organiser et planifier des réunions : rédiger les ordres du jour, préparer et transmettre les documents, contacter les participants, assurer la logistique,
-Prendre des notes, faire les comptes rendus,
-Tenir les agendas partagés et organiser les déplacements.
-Assurer la polyvalence du secrétariat (envois postaux, accueil physique et téléphonique, courriers Elise en suppléance de l’assistant de direction en charge, suivi des abonnements, suivi des autorisations annuelles de conduite des véhicules et des téléphones)
-Gérer les stocks (fournitures de bureau, d'entretien, tickets STAS, consommables...),

Au niveau du service solidarité

-Assurer la gestion administrative et comptable du Groupement d’intérêt public (GIP) pour la mise en œuvre du dispositif de réussite éducative (DRE) en lien avec la directrice du groupement.
-Préparer les instances du GIP DRE (CA, AG et COTECH)
-Contribuer au rapport d’activité du GIP DRE
-Assurer un suivi des dossiers de subventions déposés au titre de la solidarité

Au niveau des assemblées

-Assurer la correspondance assemblée (délibérations sous Dotelec, suivi avant, pendant et après le CM) en lien avec le coordonnateur des assemblées,
-Organiser le Conseil d’administration et contribuer à son bon déroulement en lien avec le coordonnateur des assemblées,
-Assurer le suivi administratif du Conseil d’administration et du Conseil Municipal

Profil

-Expérience administrative souhaitée,
-Connaissances comptables et appétence pour les chiffres,
-Capacités rédactionnelles,
-Maitrise des outils bureautiques (Word, excel, powerpoint),
-Capacité à travailler en équipe et avec réactivité,
-Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité et de l'environnement local territorial serait un plus.