Offre d'emploi permanent : Assistant de gestion administrative (F/H)

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Publié le

  • Référence de l’offre :
    3491

  • Date de publication :
    27/01/2025

  • Date limite de candidature :
    27/02/2025

  • cadre emploi :
    Adjoints administratifs territ.

  • Direction :
    Petite enfance, Education, Jeunesse

  • Service :
    Inscription et gestion administrative des établissements municipaux petite enfance

  • Collectivité :
    Ville de Saint-Étienne

  • lieu de travail :
    Tarentaize

  • horaire :
    38 h hebdomadaire

chargé de recrutement :
VALERIE BOTREL

Téléphone 0427405878

Seule « Ville créative design » en France reconnue par l'UNESCO, 1er pôle économique français en la matière, Saint-Étienne accueille 30 000 étudiants, répartis sur 5 campus urbains, 15 grandes écoles, 3 filières économiques d’excellence, et propose une offre culturelle riche appuyée sur de nombreux musées (dont un Musée d’art moderne et contemporain, un Opéra…), ainsi qu’un cadre de vie privilégié (7ème ville la plus verte de France). 14ème Ville de France, la Ville de Saint-Étienne porte des politiques publiques ambitieuses pour ses 174 499 habitants dans de très nombreux domaines. Avec les reconnaissances UNESCO « Ville inclusive et durable » et « Ville créative Design », elle est en outre très engagée en faveur de la qualité de vie de ses habitants : bien-être social, développement durable et valeurs de la République sont les piliers de son action. Ces valeurs se retrouvent en sa qualité d’employeur, engagé en faveur de l’inclusion, de la diversité, de l’égalité femmes-hommes, du handicap, de la lutte contre les discriminations. Forte de 3191 collaborateurs, dont 2522 emplois permanents, elle propose une très grande variété de parcours, avec plus de 100 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle). La direction Petite enfance Education jeunesse et tout particulièrement le service Inscription et gestion administrative des établissements municipaux petite enfance recherche pour son unité Accueil, admission et inscription, un assistant(e) de gestion administrative. Au sein d'une équipe de 5 agents, il/elle assurera la gestion administrative et le suivi des procédures d'admission dans les crèches stéphanoises.

  • Vérifier les dossiers de pré-inscriptions et les critères de la demande
  • Gérer les demandes de mutation entre crèches et jardins d'enfants
  • Mettre à jour tous les documents de support "petite enfance" après vérification des données
  • Mettre à jour les pages du site internet de la ville liées à la petite enfance
  • Vérifier les pré-inscriptions et les critères de la demande des usagers
  • Préparer la commission d'admission (fonctionnement en guichet unique pour les crèches municipales et partenaires)
  • Organiser la commission et le suivi de la mise en place des décisions prises
  • Assurer le suivi mensuel des places de la ville susceptibles d'être vacantes et la mise à jour de la liste d'attente pour l'ensemble des structures
  • Contribuer à la compétence des agents en charge des pré-inscriptions et alerter en cas de changement ou de dysfonctionnement
  • Assurer le lien avec l'agent en charge de l'accueil des familles
  • Saisir les délibérations sur DOTELEC, veiller aux validations des différents signataires, garantir le respect des délais et des procédures
  • Suivre et traiter les courriers de niveau 1, garantir le respect des délais de traitement
  • Suivre les dossiers AVIP et ADMR en lien avec sa N+1
  • Assurer le suivi et le traitement des demandes d'accueil d'urgence et d'accueil atypique
  • Envoyer et suivre les courriers de refus mensuels et mettre à jour la liste d'attente pour l'ensemble des structures
  • Participer à la formation des agents des mairies de proximité, les renseigner si besoin et alerter en cas de dysfonctionnement
  • Renseigner les familles et les services partenaires par téléphone
  • Traiter et enregistrer les coupons réponses des courriers
  • Transmettre les listes d'attentes demandées par les directrices des structures municipales ou partenaires
  • Participer à la mise à jour des procédures de son secteur d’activité
  • Enregistrer les résultats des laboratoires d'analyse
  • Editer des statistiques
  • Participer à l’évolution du logiciel métier et assurer le suivi en cas d’incident.

Bonnes capacités relationnelles (accueil physique et téléphonique)
Respecter et mettre en oeuvre les procédures du domaine de la petite enfance (connaissances du domaine de la petite enfance serait un plus)
Maitrise des outils bureautiques

Aptitude au travail en équipe
Capacité d'organisation et d'adaptation
Implication dans le travail
Sens du service public
Responsabilité, intiative, prospective

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